تقرير يجيك بدون ما أحد يطلبه

باختصار: التقارير ما تفشل لأنها صعبة، تفشل لأنها تُسوى يدوياً.. والعمل اليدوي هو أول شيء يتأجل في الأسابيع المكتظة بالشغل. التقرير اللي يرسل نفسه مو بس تقرير أفضل، هو التقرير الوحيد اللي بتشوفه في الأسابيع اللي تكون فيها مشغول لدرجة يمتنع عليك تسوي واحد.

الشخص اللي يسوي التقرير بنفسه هو أفضل من يشرح المشكلة

أحد مسؤولي وكالات التسويق وصف وضع التقارير اليوم، وجاه تفاعل كبير وناس كثير اتفقت معه:

“كنا ننسخ ونلصق الأرقام في جداول إكسل وكان الوضع سيء. بعدها استخدمنا أدوات ‘احترافية’ وصرنا نضيع وقتنا نصلح مشاكل الربط، ونبرر ليش أرقامنا ما تطابق المنصات الإعلانية، وندفع على اشتراكات ومقاعد في أدوات ما حد يدخلها، وفي النهاية نلقى أنفسنا في اجتماع مشاركة شاشة ونشرح كل شيء يدوياً بنفس الطريقة!”

هذا صوت وكالة تسويق وليس صوت تاجر، ومهم نكون دقيقين في هالنقطة. التجار نادراً ما يشتكون من “إعداد التقارير”، هم يشتكون لأنهم ما يدرون وش قاعد يصير. بس في النهاية، المشكلتين وجهين لعملة واحدة. ومهما كان الشخص اللي يجمع الأرقام، التكلفة وحدة: الأسبوع اللي ما ينعمل فيه التقرير، هو الأسبوع اللي ما حد يلاحظ فيه وش اللي تغير.

ليش التقارير اليدوية تتوقف بهدوء؟

ما حد يأخذ قرار إنه يوقف التقارير، هي تتلاشى بالتدريج:

• تآكل نفس الساعة كل أسبوع: تفتح 4 لوحات تحكم، تنسخ الأرقام في جدول، تطابق الأرقام المتضاربة، وتكتب سطرين ملاحظات.
• الأسابيع المكتظة هي أكثر أسابيع تحتاج فيها الأرقام: أسبوع فيه إطلاق منتج، أو مشكلة في المخزون، أو حملة تصرف بشكل غريب.. هذا بالضبط الوقت اللي تفرق فيه الأرقام، وهو نفس الوقت اللي ما عندك فيه ولا دقيقة فضاوة.
• ما فيه إنذار يشتغل إذا سحبت عليها: ما فيه شيء يخرب لحظتها. النتيجة تجي بعد أسابيع على شكل قرار اتُخذ بناءً على انطباع قديم.

فيتحول التقرير من أسبوعي، إلى “إذا فضينا”، إلى “إذا حسّينا إن فيه شيء غلط”. وبكذا التقرير ما يصير أداة متابعة ورصد.. يصير مجرد تقرير تشريح وجثة!

وش الهدف الحقيقي من التقرير الأسبوعي؟

الهدف مو إنك تثبت أداءك لأي أحد، الهدف إنك تلاحظ التغيير بدري.

أربع أرقام بس تقوم بـ 90% من هالمهام: الإيرادات، الطلبات، الصرف، والعائد على الصرف. مو لأنها أرقام معقدة ومتقدمة، بل لأن أي تغيير في واحد منها هو سؤال يستحق تسأله يوم الأحد أو الإثنين، مو بنهاية الشهر بعد ما تفوت الفوت.

القيمة مو بالأرقام نفسها (تقدر تطلعها بأي وقت)، القيمة إنها تجيك في نفس اليوم من كل أسبوع، بنفس الشكل، فـأي تغيير يبين معك مباشرة كتغيير، مو كأرقام جديدة تضطر تفككها وتحللها من الصفر.

هنا يجي دور “مِيقاس”

التقرير الأسبوعي يرسل تلقائياً صباح كل يوم أحد بتوقيت السعودية، ويغطي آخر 7 أيام مكتملة. يروح لأي بريد إلكتروني تحدده (وموشرط يكون بريدك أنت): شريك، محاسب، أو الشخص اللي يتابع المشاكل ويحلها فعلياً.

التقرير يشمل الإيرادات، الطلبات، الصرف، والعائد لهذا الأسبوع، يعني الإيميل نفسه يجاوبك فوراً بدون ما يضطرك تسجل دخول وتدور. أي شخص يقدر يقرأه بدون ما يحتاج حساب أو تدريب على لوحات التحكم.

الأرقام مصدرها طلبات متجرك الفعلية مو كلام المنصات الإعلانية، وهذا اللي يخلي المقارنة الأسبوعية لها معنى حقيقي. أسبوعين مقاسة بنفس المعيار تقدر تقارن بينهم، بس أسبوعين مقاسة من منصتين إعلانيتين مختلفتين؟ ما تقارن.

وإذا احتجت شيء تقدمه للملاك أو الشركاء، تقارير الـ PDF بضغطة زر واحدة متاحة ابتداءً من باقة Growth. وإذا صار أسبوع سيء جداً، المفروض ما تدري عنه من إيميل الأحد؛ هذا دور التنبيهات اليومية (Daily Alerts) وهي ميزة منفصلة تماماً ومصممة لهالهدف.

كيف تخلي التقرير مفيد بدل ما يكون إيميل مهمل؟

• أرسله للشخص اللي يتخذ إجراءات، مو للجميع: التقرير اللي له مسؤول واحد يتقرأ؛ التقرير اللي يروح لـ 6 أشخاص ما يخص أحدهم.
• قارنه بأرقام الأسبوع اللي قبله، مو بأهدافك: الأهداف تقول لك وش تتمنى، والتغيير يقول لك وش اللي صار فعلاً.
• اسأل نفسك سؤال واحد كل أسبوع: إذا الإيرادات تغيرت والصرف ثابت، هذا هو السؤال. إنك تلاحق 4 أسئلة بوقت واحد يعني ما تجاوب ولا واحد منها.
• إذا ما تغير شيء، فهذه نتيجة بحد ذاتها: أسبوع هادي وتشوفه بعينك، غير عن أسبوع هادي أنت مفترضه افتراض.

أفضل تقرير مو التقرير المليان تفاصيل.. أفضل تقرير هو التقرير اللي يوصل في وقته.